Sebut pasal fail, kertas kerja dan seumpamanya, kita sentiasa dihambat dengan masalah ketiadaan ruang untuk menyimpannya. Kehadiran program seperti Google Drive dan Dropbox amat membantu kerana selain menambah ruang simpanan komputer, ia juga membolehkan mana-mana fail atau dokumen boleh dihantar kepada sesiapa saja yang kita mahu. Dan sebut pasal Google Drive, terdapat beberapa ciri tersembunyi yang membolehkan kita menggunakan sepenuhnya program berkenaan.

1. Keluarkan gambar dari pandangan baru (Recent view)

Biasalah bagi mana-mana pengguna yang nak mengakses fail, dokumen atau gambar akan merujuk kepada pandangan baru Drive. Ini bagi memudahkan mereka mengakses mana-mana fail, dokumen atau gambar yang diperlukan atau bagi pengguna telefon pintar, sebagai simpanan tambahan kepada gambar mereka. Masalahnya, bila sudah terlalu banyak gambar pada pandangan baru, ini menyukarkan pengguna mencari apa yang mereka perlukan dan menjadikan ciri berkenaan tidak berguna.

Sehingga ada penambahbaikan terbaru dari Google untuk menyelesaikan masalah itu, ada satu cara yang kita boleh gunakan. Pergi ke ruang carian, taip –jpeg dan tekan Enter. Bila anda berbuat demikian, semua gambar akan ditapis keluar dan anda akan dapat mengakses semua maklumat yang telah diedit atau dihasilkan baru-baru ini. Helah ini boleh digunakan untuk versi laman sesawang dan aplikasi telefon pintar Google Drive.

2. Hidupkan Quick Access

Satu ciri terbaru yang ditambah Google pada Google Drive ialah Quick Access di mana ia menambah imej-imej kenit pada bahagian atas pandangan My View yang menunjukkan fail atau dokumen yang telah diubah. Dan satu perkara yang melegakan semua ialah ia tidak memasukkan gambar pada bahagian berkenaan. Untuk mengaktifkan Quick Access, pergi ke bahagian Settings, klik kotak  Make relevant files handy when you need them dan segarkan semula halaman Drive anda.

3. Tapis carian

Ciri ini sebenarnya sudah ada sejak dari awal tetapi kadang-kadang kita terlupa menggunakannya sebaik mungkin. Ini amat berguna kepada sesiapa saja yang mempunyai fail yang banyak kerana tapisan carian membantu mencari fail mana yang dimaksudkan. Untuk mengakses ciri ini, pergi ke kotak carian Drive dan tekan butang anak panah yang menghala ke bawah. Ia akan menunjukkan panel pilihan carian bagi memudahkan pencarian jenis dokumen yang dimahukan. Contoh jika anda mencari dokumen yang baru saja diedit, letak tapisan tarikh ia diubahsuai dan senarai carian akan mendedahkan dokumen mana yang diubahsuai baru-baru ini.

4. Pautan dan fail lampiran

Bagi yang biasa menggunakan akaun Gmail, pasti sudah maklum had 25MB yang dikenakan jika hendak melampirkan fail atau dokumen lebih daripada 25MB pada emel yang dihantar. Menjengkelkan ya tetapi ada cara untuk melepasi halangan ini. Jika anda ada akses kepada Google Drive, anda boleh saja menghantar pautan dokumen ke Google Drive dan menyelitkannya dalam emel. Selain itu, fail-fail lain seperti dokumen dalam format Microsoft Word, PDF dan imej boleh dilampirkan bersama emel atau boleh juga dibuat dalam bentuk pautan ke Drive.

5. Format pantas

Bila anda menggunakan Google Docs, ada beberapa pilihan yang membolehkan anda mengeluarkan jenis format untuk teks yang disalin ke Docs. Anda boleh tanda teks mana yang mahu disalin dan pilih Normal text dari bar alat (toolbar). Atau anda boleh juga ke Format > Clear formatting. Bagi pengguna Mac, boleh guna pintasan Ctrl-/ atau Command-/. Jika anda rasa apa yang dilakukan ini melecehkan, boleh saja guna pintasan Ctrl-Shift-V untuk menyalin semula tanpa perlu format.

6. Simpanan sokongan telefon

Tidak mahu data penting telefon anda hilang? Anda boleh saja membuat simpanan sokongan telefon dengan satu klik saja. Pergi ke aplikasi Drive, pergi ke Settings > Backup dan pilih apa data yang anda mahu simpan seperti kalendar, gambar, video atau dokumen. Bila sudah siap, tekan Start Backup dan data telefon anda ada simpanan sokongan. Bagaimanapun, ia akan mengambil masa sedikit dan telefon perlu mempunyai akses kepada Wi-fi semasa proses berjalan.

7. Komen terus fail-fail Microsoft Office

Awal tahun ini, Google menambah keupayaan memberi komen pada fail-fail Microsoft Office, sekaligus menyelamatkan pengguna dari menukar format fail Microsoft Office kepada format fail Google. Kini, anda boleh akses fail-fail ini dan boleh menambah ‘Suka’ dan komen pada fail-fail berkenaan. Untuk menambah komen, tekan butang tambah komen (buih dialog +). Komen anda boleh dilihat oleh rakan kolaborasi bila mereka membuka Drive atau aplikasi Microsoft yang sewaktu dengannya.

8. Menyediakan akses luar talian

Kita kalau boleh mahu terus berhubung dengan internet lebih-lebih lagi jika ada kerja penting yang perlu diselesaikan. Tetapi ada ketikanya, masalah internet boleh berlaku ketika dalam perjalanan pergi/balik atau lokasi yang kurang sesuai. Jika anda nak terus bekerja walaupun di luar talian, Google Drive membenarkan anda mengakses fail bila anda di luar talian dan ia akan menyamakan perubahan yang dibuat bila anda kembali beroperasi dalam talian. Bagaimanapun, anda perlu melakukan dua perkara ini. Pertama, masukkan program Google Docs Offline. Kedua, masuk ke Drive > Settings dan klik kotak pada bahagian Offline untuk Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings files to this computer so you can edit offline. Akhir sekali, anda perlu menggunakan Chrome dan sudah mengakses akaun Google semasa proses pengubahan dokumen dilakukan.

SUMBER

Elliot, Matt. (2018). CNET.com. 9 hidden features of Google Drive. https://www.cnet.com/how-to/hidden-features-of-google-drive/